MANAJEMEN KESEHATAN

1.    Pengertian manajemen kesehatan

Dalam kegiatan apa saja, agar kegiatan tersebut dapat mencapai tujuannya secara efektif diperlukan pengaturan yang baik. Demikian juga kegiatan dan atau pelayanan kesehatan masyarakat memerlukan pengaturan yang baik, agar tujuan tiap kegiatan atau program itu tercapai dengan baik.

Proses pengaturan kegiatan ilmiah ini disebut manajemen, sedangkan proses untuk mengatur kegiatan-kegiatan atau pelayanan kesehatan masyarakat disebut "manajemen pelayanan kesehatan masyarakat".

Sebagian orang menyatakan bahwa proses pengaturan kegiatan untuk mencapai tujuan ini disebut "administrasi" sehingga proses pengaturan kegiatan dan atau pelayanan kesehatan masyarakat disebut "administrasi kesehatan masyarakat". Disini timbul kerancuan karena proses kegiatan sama namun istilah berbeda "manajemen" dan "administrasi".

Dalam hal ini tidak perlu diperdebatkan mana yang benar "manajemen" atau "administrasi" menurut pendapat penulis melihat dari proses atau kegiatannya sama maka kedua hal tersebut sama. Sedangkan pemakaiannya, apakah menggunakan "manajemen" atau "administrasi" terserah kepada kita masing-masing yang memakainya (tergantung selera).

Dalam uraian ini penulis lebih cenderung menggunakan "manajemen" daripada "administrasi". Banyak ahli yang telah membuat batasan tentang manajemen ini antara lain :

a.       The accomplishing of a predetermined objectives through the effort other people atau manajemen adalah pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan dengan menggunakan orang lain. (Robert D. Terry)

b.      Manajemen adalah "the process, by which the excution of given purpose is put in to operation and supervised atau manajemen adalah proses dimana pelaksanaan dari suatu tujuan diselenggarakan dan diawasi. (Encyclopedia of social sciences)

c.       Manajemen adalah membuat tujuan tercapai melalui kegiatan-kegiatan orang lain dan fungsi-fungsinya dapat dipecah sekurang-kurangnya 2 tanggung jawab utama, yakni perencanaan dan pengawasan.

d.      Management is the process under taken by one or more persons to coordinate the activities of other persons to achieve results not attainable by any one person acting alone atau manajemen adalah suatu proses yang dilakukan oleh satu orang atau lebih untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain guna mencapai hasil (tujuan) yang tidak dapat dicapai oleh hanya satu orang saja. (Evancovich, 1989).

Dari batasan-batasan tersebut di atas dapat diambil suatu kesimpulan umum bahwa manajemen adalah suatu kegiatan untuk mengatur orang lain guna mencapai suatu tujuan atau menyelesaikan pekerjaan. Seorang manajer dalam mencapai tujuan adalah secara bersama-sama dengan orang lain atau bawahannya.

Apabila batasan ini diterapkan dalam bidang kesehatan masyarakat dapat dikatakan sebagai berikut "Manajemen kesehatan adalah suatu kegiatan atau suatu seni untuk mengatur para petugas kesehatan dan non petugas kesehatan guna meningkatkan kesehatan masyarakat melalui program kesehatan."

Dengan kata lain manajemen kesehatan masyarakat adalah penerapan manajemen umum dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat sehingga yang menjadi objek atau sasaran manajemen adalah sistem pelayanan kesehatan masyarakat. Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh, terpadu yang terdiri dari berbagai elemen (sub sistem) yang saling berhubungan didalam suatu proses atau struktur dalam upaya menghasilkan sesuatu atau mencapai suatu tujuan tertentu.

Oleh sebab itu kalau berbicara sistem pelayanan kesehatan masyarakat adalah struktur atau gabungan dari sub sistem didalam suatu unit atau didalam suatu proses untuk mengupayakan pelayanan kesehatan masyarakat baik preventif, kuratif, promotif maupun rehabilitatif.

Sehingga sistem pelayanan kesehatan ini dapat berbentuk Puskesmas, Rumah sakit, Balkesmas dan unit-unit atau organisasi-organisasi lain yang mengupayakan peningkatan kesehatan. Dengan demikian maka manajemen kesehatan masyarakat adalah proses manajemen di tiap-tiap sub sistem pelayanan.

Seperti telah disebutkan di atas bahwa manajemen itu suatu seni mengatur orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi atau unit pelayanan  maka manajemen tersebut mempunyai fungsi-fungsi. Dan berbagai pendapat para ahli dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa fungsi-fungsi manajemen itu pada garisnya terdiri dari :

a.       Perencanaan (planning)

b.      Pengorganisasian (organizing)

c.       Penyusunan personalia (staffing)

d.      Pengkoordinasian (coordinating)

e.       Penyusunan anggaran (budgeting)

2.    Perencanaan kesehatan

Perencanaan adalah merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Dengan perencanaan itu memungkinkan para pengambil keputusan atau manajer untuk menggunakan sumber daya mereka secara berhasil guna dan berdaya guna. Banyak batasan perencanaan yang telah dibuat oleh para ahli.

Dari batasan-batasan yang telah ada dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisaan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan demi masa depan yang baik. Dari batasan ini dapat ditarik kesimpulan-kesimpulan antara lain :

a.       Perencanaan harus didasarkan kepada analisis dan pemahaman sistem dengan baik

b.      Perencanaan pada hakekatnya menyusun konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan misi organisasi.

c.       Perencanaan secara implisit mengemban misi organisasi untuk mencapai hari depan yang lebih baik.

Secara sederhana dan awam dapat dikatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses yang menghasilkan suatu uraian yang terinci dan lengkap tentang suatu program atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Oleh sebab itu, hasil proses perencanaan adalah "rencana" (plan). Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak macamnya, antara lain :

1.      Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana :

a.       Rencana jangka panjang (long term planning), yang berlaku antara 10-25 tahun

b.      Rencana jangka menengah (medium range planning), yang berlaku antara 5-7 tahun

c.       Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya hanya berlaku untuk 1 tahun

2.      Dilihat dari tingkatannya :

a.       Rencana induk (masterplan), lebih menitikberatkan uraian kebijakan organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan mempunyai ruang lingkup yang luas.

b.      Rencana operasional (operational planning), lebih menitikberatkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.

c.       Rencana harian (day to day planning) ialah rencana harian yang bersifat rutin.

3.      Ditinjau dari ruang lingkupnya :

a.       Rencana strategis (strategic planning), berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Model rencana ini sulit untuk diubah

b.      Rencana taktis (tactical planning) ialah rencana yang berisi uraian yang bersifat jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatannya, asalkan tujuan tidak berubah

c.       Rencana menyeluruh (comprehensive planning) ialah rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.

d.      Rencana terintegrasi (integrated planning) ialah rencana yang mengandung uraian yang menyeluruh bersifat terpadu, misalnya dengan program lain diluar kesehatan.

Meskipun ada berbagai jenis perencanaan berdasarkan aspek-aspek tersebut diatas namun prakteknya sulit untuk dipisah-pisahkan seperti pembagian tersebut. Misalnya berdasarkan tingkatannya suatu rencana termasuk rencana induk tetapi juga merupakan rencana strategis berdasarkan ruang lingkupnya dan rencana jangka panjang berdasarkan jangka waktunya.

a.     Proses Perencanaan

Perencanaan dalam suatu organisasi adalah suatu proses, dimulai dari identifikasi masalah, penentuan prioritas masalah, perencanaan pemecahan masalah, implementasi (pelaksanaan pemecahan masalah) dan evaluasi. Dari hasil evaluasi tersebut akan muncul masalah-masalah baru kemudian dari masalah-masalah tersebut dipilih prioritas masalah dan selanjutnya kembali ke siklus semula.

Di bidang kesehatan khususnya, proses perencanaan ini pada umumnya menggunakan pendekatan pemecahan masalah (problem solving). Secara terinci, langkah-langkah perencanaan kesehatan adalah sebagai berikut :

1.     Identifikasi Masalah

Perencanaan pada hakekatnya adalah suatu bentuk rancangan pemecahan masalah. Oleh sebab itu, langkah awal dalam perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan masyarakat di lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Sumber masalah kesehatan masyarakat dapat diperoleh dari berbagai cara antara lain :

a.       Laporan-laporan kegiatan dari program-program kesehatan yang ada.

b.      Survailance epidemiologi atau pemantauan penyebaran penyakit.

c.       Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan perencanaan kesehatan.

d.      Hasil kunjungan lapangan supervisi, dan sebagainya.

2.     Menetapkan Prioritas Masalah

Kegiatan identifikasi masalah menghasilkan segudang masalah kesehatan yang menunggu untuk ditangani. Oleh karena keterbatasan sumber daya baik biaya, tenaga dan teknologi maka tidak semua masalah tersebut dapat dipecahkan sekaligus (direncanakan pemecahannya). Untuk itu harus dipilih masalah mana yang "feasible" untuk dipecahkan. Proses memilih masalah ini disebut memilih atau menetapkan prioritas masalah. Pemilihan prioritas dapat dilakukan melalui 2 cara, yakni :

2.1  Teknik Skoring

Yakni memberikan nilai (scor) terhadap masalah tersebut dengan menggunakan ukuran (parameter) antara lain :

a.       Prevalensi penyakit (prevalence) atau besarnya masalah.

b.      Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masalah tersebut (severity).

c.       Kenaikan atau meningkatnya prevalensi (rate increase).

d.      Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut (degree of unmeet need).

e.       Keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah tersebut diatasi (social benefit).

f.       Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasiblity).

g.      Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah (resources availability), termasuk tenaga kesehatan.

Masing-masing ukuran tersebut diberi nilai berdasarkan justifikasi kita, bila masalahnya besar diberi 5 paling tinggi dan bila sangat kecil diberi nilai 1. Kemudian nilai-nilai tersebut dijumlahkan. Masalah yang memperoleh nilai tertinggi (terbesar) adalah yang diprioritaskan, masalah yang memperoleh nilai terbesar kedua memperoleh prioritas kedua dan selanjutnya.

2.2  Teknik Non Skoring

Dengan menggunakan teknik ini masalah dinilai melalui diskusi kelompok, oleh sebab itu juga disebut "nominal group tecnique (NGT)". Ada 2 NGT yakni :

2.2.1        Delphi Technique

Yaitu masalah-masalah didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang sama. Melalui diskusi tersebut akan menghasilkan prioritas masalah yang disepakati bersama.

2.2.2        Delbeq Technique

Menetapkan prioritas masalah menggunakan teknik ini adalah juga melalui diskusi kelompok namun peserta diskusi terdiri dari para peserta yang tidak sama keahliannya maka sebelumnya dijelaskan dulu sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang akan dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.

3.     Menetapkan Tujuan

Menetapkan tujuan perencanaan pada dasarnya adalah membuat ketetapan-ketetapan tertentu yang ingin dicapai oleh perencanaan tersebut. Penetapan tujuan yang baik apabila dirumuskan secara konkret dan dapat diukur. Pada umumnya dibagi dalam tujuan umum dan tujuan khusus.

3.1  Tujuan Umum

Adalah suatu tujuan masih bersifat umum dan masih dapat dijabarkan ke dalam tujuan-tujuan khusus dan pada umumnya masih abstrak. Contoh : Meningkatnya status gizi anak balita di kecamatan Cibadak.

3.2  Tujuan Khusus

Adalah tujuan-tujuan yang dijabarkan dari tujuan umum. Tujuan khusus merupakan jembatan untuk tujuan umum, artinya tujuan umum yang ditetapkan akan tercapai apabila tujuan-tujuan khususnya tercapai.

Contoh : Apabila tujuan umum seperti contoh tersebut di atas dijabarkan ke dalam tujuan khusus menjadi sebagai berikut :

·         Meningkatnya perilaku ibu dalam memberikkan makanan bergizi kepada anak balita.

·         Meningkatnya jumlah anak balita yang dittimbang di Posyandu.

·         Meningkatnya jumlah anak yang berat badaannya naik, dan sebagainya.

4.     Menetapkan Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3 tahap pokok, yakni :

·         Kegiatan pada tahap persiapan, yakni keggiatan-kegiatan yang dilakukan sebelum kegiatan pokok dilaksanakan, misalnya rapat-rapat koordinasi, perizinan dan sebagainya.

·         Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni keegiatan pokok program yang bersangkutan.

·         Kegiatan pada tahap penilaian, yakni keggiatan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam rangka pencapaian program tersebut.

5.     Menetapkan Sasaran (Target Group)

Sasaran (target group) adalah kelompok masyarakat tertentu yang akan digarap oleh program yang direncanakan tersebut. Sasaran program kesehatan biasanya dibagi dua, yakni :

a.       Sasaran langsung, yaitu kelompok yang langsung dikenai oleh program tersebut. Misalnya kalau tujuan umumnya : Meningkatkan status gizi anak balita seperti tersebut di atas maka sasaran langsungnya adalah anak balita.

b.      Sasaran tidak langsung adalah kelompok yang menjadi sasaran antara program tersebut namun berpengaruh sekali terhadap sasaran langsung. Misalnya : seperti contoh tersebut di atas, anak balita sebagai sasaran langsung sedangkan ibu anak balita sebagai sasaran tidak langsung. Ibu anak balita, khususnya perilaku ibu dalam memberikan makanan bergizi kepada anak sangat menentukan status gizi anak balita tersebut.

6.     Waktu

Waktu yang ditetapkan dalam perencanaan adalah sangat tergantung dengan jenis perencanaan yang dibuat serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan. Oleh sebab itu, waktu dan kegiatan sebenarnya dapat dijadikan satu dan disajikan dalam bentuk matriks, yang disebut gant chart.

7.     Organisasi dan Staf

Dalam bagian ini digambarkan atau diuraikan organisasi sekaligus staf atau personel yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan atau program tersebut. Disamping itu juga diuraikan tugas (job description) masing-masing staf pelaksana tersebut. Hal ini penting karena masing-masing orang yang terlibat dalam program tersebut mengetahui dan melaksanakan kewajiban.

8.     Rencana Anggaran

Adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan, mulai dari persiapan sampai dengan evaluasi. Biasanya rincian rencana biaya ini dikelompokkan menjadi :

a.       Biaya personalia

b.      Biaya operasional

c.       Biaya sarana dan fasilitas

d.      Biaya penilaian

9.     Rencana Evaluasi

Rencana evaluasi sering dilupakan oleh para perencana padahal hal ini sangat penting. Rencana evaluasi adalah suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk menilai sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tersebut telah tercapai.

3.             Pengorganisasian

Setelah perencanaan telah dilakukan atau telah selesai (menjadi rencana) maka selanjutnya harus dilakukan pengorganisasian. Yang dimaksud pengorganisasian adalah mengatur personel atau staf yang ada didalam institusi tersebut agar semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana tersebut dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai.

Dengan kata lain pengorganisasian adalah pengkoordisasian kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan suatu institusi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengorganisasian mencakup beberapa unsur pokok, antara lain :

1.      Hal yang diorganisasikan ada 2 macam, yakni :

a.       Pengorganisasian kegiatan ialah pengaturan berbagai kegiatan yang ada didalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai tujuan.

b.      Pengorganisasian tenaga pelaksana ialah mencakup pengaturan hak dan wewenang setiap tenaga pelaksana sehingga setiap kegiatan mempunyai penanggung jawabnya.

2.      Proses pengorganisasian ialah langkah-langkah yang harus dilakukan sedemikian rupa sehingga semua kegiatan dan tenaga pelaksana dapat berjalan sebaik-baiknya.

3.      Hasil pengorganisasian ialah terbentuknya wadah atau sering disebut struktur organisasi yang merupakan perpaduan antara kegiatan dan tenaga pelaksana.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian ialah suatu proses yang menghasilkan organisasi (struktur organisasi). Struktur organisasi ialah visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan (personel) didalam suatu institusi.

Dilihat dari segi pembagian kegiatan dan pelaksanaan tugas, fungsi dan wewenang maka organisasi secara umum dibedakan atas 3 jenis, yakni :

a.     Organisasi Lini (Line Organization)

Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pimpinan dalam hal ini sangat dominan dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah.

Memang bentuk organisasi semacam ini, khususnya didalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksanaan keputusan juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi semacam ini kurang manusiawi, lebih-lebih para pelaksana tugas bawahan hanya dipandang sebagai robot yang senantiasa siap melaksanakan perintah.

b.     Organisasi Staf (Staff Organization)

Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi.

Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.

c.      Organisasi Lini dan Staf

Organisasi ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan (line dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut.

Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf.

Dalam kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi departemen.

Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil dan masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya). Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak perlu menyusun organisasi baru.

Apabila rencana atau kegiatan tersebut tidak dapat ditangani oleh struktur organisasi yang telah ada biasanya dibentuk, misalnya panitia tim kerja (kelompok kerja), komisi dan sebagainya.

4.    Monitoring dan evaluasi

Fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dengan perencanaan dan pengorganisasian adalah fungsi pengawasan dan pengarahan. Karena bagaimana baiknya perencanaan dan pengorganisasian tanpa disertai dengan pengawasan dan pengarahan maka niscaya dapat mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Tujuan pokok dan fungsi pengawasan dan pengarahan adalah agar kegiatan-kegiatan dan orang-orang yang melakukan kegiatan yang telah direncanakan tersebut dapat berjalan dengan baik dan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan yang kemungkinan tidak akan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

Pengawasan dan pengarahan adalah suatu proses untuk mengukur penampilan kegiatan atau pelaksanaan kegiatan suatu program yang selanjutnya memberikan pengarahan-pengarahan sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Agar pengawasan dapat berjalan dengan baik, sekurang-kurangnya 3 hal yang diperhatikan yakni:

1.     Objek Pengawasan

Yaitu hal-hal yang harus diawasi dalam pelaksanaan suatu rencana. Objek pengawasan ini banyak macamnya, tergantung dari program atau kegiatan yang dilaksanakan. Secara garis besar objek pengawasan dapat dikelompokkan menjadi 4, yakni :

a.       Kuantitas dan kualitas program, yakni barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan atau program tersebut. Untuk program kesehatan yang diawasi adalah pelayanan yang diberikan oleh unit kerja tersebut.

b.      Biaya program, dengan menggunakan 3 macam standar, yakni modal yang dipakai, pendapatan yang diperoleh dan harga program. Dalam bidang kesehatan yang dijadikan ukuran pengawasan adalah pembiayaan kegiatan atau pelayanan, hasil yang diperoleh dari pelayanan dan keuntungan kegiatan atau pelayanan.

c.       Pelaksanaan (implementasi) program, yaitu pengawasan terhadap waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan proses pelaksanaan, apakah sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

d.      Hal-hal yang bersifat khusus, yaitu pengawasan yang ditujukan kepada hal-hal  khusus yang ditetapkan oleh pimpinan atau manajer.

2.     Metode Pengawasan

Tujuan pokok pengawasan bukanlah mencari kesalahan namun yang lebih utama adalah mencari umpan balik (feedback) yang selanjutnya memberikan pengarahan dan perbaikan-perbaikan apabila kegiatan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Pengawasan dapat dilakukan dengan berbagai macam antara lain :

a.       Melalui kunjungan langsung atau observasi terhadap objek yang diawasi.

b.      Melalui analisis terhadap laporan-laporan yang masuk.

c.       Melalui pengumpulan data atau informasi yang khusus ditujukan terhadap objek-objek pengawasan.

d.      Melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khusus para pimpinan. Artinya fungsi pengawasan itu secara implisit atau fungsi pejabat (pimpinan) yang diberikan wewenang. Inilah yang sering disebut pengawasan melekat (waskat).

3.     Proses Pengawasan

Pengawasan adalah suatu proses yang berarti bahwa suatu pengawasan itu terdiri dari berbagai langkah, yakni :

a.       Menyusun rencana pengawasan. Sebelum melakukan pengawasan terlebih dahulu harus disusun rencana pengawasan yang antara lain mencakup tujuan pengawasan, objek pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya.

b.      Pelaksanaan pengawasan, yaitu melakukan kegiatan pengawasan sesuai dengan rencana yang telah disusun.

c.       Menginterpretasi dan menganalisis hasil-hasil pengawasan. Hasil-hasil pengawasan yang antara lain berupa catatan-catatan, dokumen-dokumen, foto-foto, hasil-hasil rekaman dan sebagainya diolah, diinterpretasi dan dianalisis.

d.      Menarik kesimpulan dan tindak lanjut. Dari hasil analisis tersebut kemudian disimpulkan dan menyusun saran atau rekomendasi untuk tindak lanjut pengawasan tersebut.

Pengarahan pada hakekatnya adalah keputusan-keputusan pimpinan yang dilakukan agar kegiatan-kegiatan yang direncanakan dapat berjalan dengan baik. Dengan pengarahan (directing) diharapkan :

a.       Adanya kesatuan perintah (unity of command), artinya dengan pengarahan ini akan diperoleh kesamaan bahasa yang harus dilaksanakan oleh para pelaksana. Sehingga tidak tercapai kesimpangsiuran yang dapat membingungkan para pelaksana.

b.      Adanya hubungan langsung antara pimpinan dengan bawahan. Artinya dengan pengarahan yang berupa petunjuk atau perintah atasan yang langsung kepada bawahan, tidak akan terjadi miskomunikasi. Disamping itu pengarahan yang langsung ini dapat mempercepat hubungan antara atasan dan bawahan.

c.       Adanya umpan balik yang langsung. Pimpinan dengan cepat memperoleh umpan balik terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Selanjutnya umpan balik ini dapat segera digunakan untuk perbaikan.

Bagi para pelaksana atau karyawan bukan pimpinan pengawasan akan bermanfaat juga, antara lain :

a.       Para karyawan memperoleh informasi yang jelas tentang apa yang harus dikerjakan. Apabila kurang jelas mereka dapat langsung minta penjelasan lagi. Dengan cara ini maka kesalahan-kesalahan segera dapat dihindari.

b.      Para karyawan secara tidak langsung berada dalam suatu proses belajar. Karena dengan proses pengawasan semacam ini karyawan memperoleh informasi dan keterampilan-keterampilan yang benar dan apabila terjadi kesalahan-kesalahan segera memperoleh perbaikan dari atasan.

c.       Para karyawan lebih merasa diperhatikan atau dihargai oleh pimpinan. Akibatnya akan tercipta hubungan yang akrab antara pimpinan dengan bawahan.

Sumber :

Prof. Dr. Soekidjo Notoatmodjo. Prinsip-Prinsip Dasar Ilmu Kesehatan Masyarakat. Cet. ke-2, Mei. Jakarta : Rineka Cipta. 2003.